Каждое предполагаемое совещание, по крайней мере выполняет одну из следующих функций:
Можно выделить три типа председателя: босс (хозяин, шишка); проводник (ведущий); стимулятор (возбудитель, инициатор). Ясно, что совершенный (оптимальный) председатель должен иметь: мудрость Соломона, терпение Иова (см. Библию), беспристрастие Фемиды, орлиный глаз, твердость скалы, шкуру носорога.
При возникновении необходимости проведения внеплановых заседаний некоторые пункты вступления и заключения могут отсутствовать или добавляться другие.
Повестка дня помогает совещанию и председателю организовать время (вступление и заключение должны составлять 10-15 минут). Количество обсуждаемых вопросов (тем) должно быть 3-4 и они заранее должны быть зашифрованы: PG/16 — повестка дня 16го совещания, PG/16-1 — первый документ 16го совещания.