Под переходом на современный электронный документооборот в большинстве случаев понимают отказ от бумажного носителя. Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют не только сберечь леса и бумагу, но и ускорить процесс обмена информацией, значительно уменьшить затраты на оргтехнику.
Однако эксперты говорят о том, что перестать пользоваться принтером и вместо этого обмениваться документами через электронную почту или BPMS – этого всё ещё недостаточно, чтобы организовать современный электронный документооборот. Потому что при уходе от бумаги меняется только внешняя оболочка документа, но не его суть. А между тем, именно на суть полезно обратить внимание, чтобы по-настоящему оптимизировать бизнес-процессы в своей компании.
Данная электронная подпись принадлежит тому, кто направил документ на подписание.
Почему современный электронный документооборот должен обходиться без документов?
Если перестать воспринимать документ как данность и задаться вопросом, зачем он вообще нужен, то можно прийти к интересному выводу. Оказывается, во многих случаях документ совсем не помогает бизнес-процессу или даже не нужен.
Во-первых, формирование каждого документа занимает много времени. При этом он содержит большое количества текста, содержание в котором полезной информации невысоко.
Во-вторых, даже самый современный электронный документооборот требует от каждого участника процесса ознакомления с содержанием. Конечно, опытные сотрудники уже научились читать документы «по диагонали», вычленяя только суть и не обращая внимания на бюрократические формальности. Это ещё раз доказывает тезис о низком содержании действительно нужной информации в документе. Обновление сертификата ЭЦП происходит только после отзыва действующего документа.
Статья подготовлена компанией СкикС — разработка, поддержка и продвижение сайтов — skeeks.com.
comment closed