Рано или поздно в деятельности любой организации наступает момент, когда образуется значительный объем документов – кадровых, бухгалтерских, налоговых и других. И в этот момент необходимо принимать решение о создании архива. Для этого необходимо выделить специальное помещение, соответствующее определенным правилам, закупить полки и короба, папки и файлы для систематизации и хранения документов, а также нанять архивариуса или обучить правильной обработке документации имеющихся сотрудников. Не все компании готовы выполнять такой объем работы самостоятельно, и тогда на помощь готова прийти архивная компания www.archiv.ru. Специализированные организации, которые работают с документами, готовы оказать следующие услуги:
Архивная обработка документов требуется, когда в документации необходимо навести порядок, систематизировать большой объем бумаг и создать прозрачную систему каталогизации, которая позволит вам найти любой требуемый документ в минимальные сроки. Кроме того, специалисты установят сроки хранения всех документов, особо ценные будут сохранены, а потерявшие ценность со временем – уничтожены в соответствии с правилами.
Хранение документов в архивной компании позволит вам освободить офисные площади, обеспечить сохранность конфиденциальной информации. Документы в архивном хранилище не потеряются, здесь отсутствует риск их утратить или испортить.
Конфиденциальное уничтожение документов необходимо в тех случаях, когда их срок хранения уже подошел к концу и выделять под них пространство больше нет необходимости, а содержащуюся в них информацию необходимо сохранить в тайне. В этом случае специалисты помогут вам, во-первых, грамотно выделить дела на уничтожение в соответствии со сроками их хранения и не потерять ничего важного, а во-вторых, уничтожить большой объем документов в кратчайшие сроки на промышленном шредере. На протяжении всего процесса работы ваши сотрудники могут присутствовать и следить за тем, чтобы все было исполнено качественно.
Облегчить работу с документами также помогут такие услуги, как оптимизация документооборота, профессиональное поточное сканирование документов и организация электронного архива. Обратившись в специализированную компанию, вы всегда сможете получить любой документ в кратчайшие сроки и не будете иметь проблем при налоговых проверках.