Бизнесменам приходится решать множество разнообразных проблем. В основном они касаются непосредственной работы, но существует еще ряд моментов, с которыми рано или поздно сталкивается любое дело – это огромное количество бумаг, которые где-то надо хранить, причем годами.
Размышления об электронном документообороте, пока ими и остаются. Любое движение на предприятии – от заключения многомиллионного контракта, до покупки скрепки обязано иметь свою законную основу, оформленную в соответствующей бумаге. Поэтому в практически любой бухгалтерии можно встреть компактные, но очень емкие шкафы архивные металлические на полках которых хранится текущая документация.
Если предприятие небольшое, то для хранения бумаг обычно выделяется какой-нибудь уголок в офисе. Крупным и средним компаниям, особенно тем, кто занимается производством, приходится решать вопрос более масштабно. Помимо чисто финансовой документации им приходится хранить и множество регламентирующих, разрешительных бумаг, схем, чертежей, технологических карт и т.п. – один список всего может потянуть на приличную папку.
Руководители предприятий по разному подходят к решению этого вопроса – все зависит от возможностей и доступности места для хранения. Ведь просто положить мало – с бумагами постоянно работают, да и для различных проверок они должны быть доступны и легко находится. Если имеется свое складское помещение, то для архивов выделятся место там. Это может быть специально огороженное пространство, в котором установлены стеллажи для склада. Эти конструкции универсальны и удобны для хранения не только продукции, но и коробок с бумагами, которые легко систематизировать, что облегчает поиск нужного документа. Главное здесь – ограничить доступ к этому месту. Большая часть документации относится к разряду строгой отчетности, поэтому за архив должен отвечать специально уполномоченный сотрудник, который и будет контролировать его сохранность.
Несколько сложнее, когда имеется только офис, причем его размеры позволяют вместить только сотрудников. Здесь поможет только грамотная оптимизация пространства и дальновидность руководителя, который предусмотрел этот момент еще на стадии заключения договора аренды или покупки помещения. Ели документооборот небольшой, то можно обойтись установкой шкафа с замком, внутри которого установить стеллажи металлические, которые в состоянии выдержать вес бумаги.
В современных офисных центрах часто предусмотрены специальные помещения, которые используются для хранения архивов. И если есть выбор, где купить или арендовать помещение под офис, то лучше остановиться именно на таком варианте.